Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи. Составление листа-заверителя дела к п. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи при ее наличии.

Опись документов в архив

Подскажите, пожалуйста. У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в году, а документы вложили туда года. Ответить admin 24 10 Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в году, вложен документ года, это должно быть отражено на обложке дела.

Ответить Светлана 10 01 Добрый день. Какие данные куда вносятся. На разных сайтах, разная информация и ничего не понятно. Ответить admin 12 01 Здравствуйте! Архивный шифр состоит из номера фонда, который присваивается организации архивным учреждением, номера описи и номера дела. При упорядочении дел в организации на каждом деле проставляется архивный номер или номер дела.

Полностью архивный шифр номер фонда, номер описи, номер дела проставляется на делах при передаче дел в государственный или муниципальный архив. По сути, архивный шифр и архивный шифр дела — это одно и то же. Ответить Давид 21 02 А не могли бы Вы подсказать, что за номер дела стоит у Вас в образце. Откуда он взялся?

Оформление описи дел по личному составу 8. Документы по личному составу постоянного хранения личные дела уволенных работников, имеющих ученое звание или ученую степень, руководителей организаций и др.

"Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"

Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 13 августа Введение Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях далее - Методические рекомендации разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября г. Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях далее - Правила , утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г. Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации далее - организации. Положения Методических рекомендаций могут использоваться также другими государственными и негосударственными организациями при организации хранения образующихся в их деятельности архивных документов. Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться.

Законодательная база Российской Федерации

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки переплета ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается переплетается в дело. В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.

Составляем описи дел

N 1. Для временного хранения медицинской и общей документации и использования ее в практической и научной работе при лечебных учреждениях создаются медицинские архивы. Медицинский архив организует учет и хранение медицинской и общей документации лечебного учреждения и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. В соответствии с основными задачами, указанными в п. Прием, классификация и хранение в установленном Инструкцией Министерства здравоохранения СССР порядке законченной медицинской и общей документации лечебного учреждения.

Полезное видео:

Сдача документов в архив организации

Сохраняйте структуру данного HTML блока. Популярные статьи на портале в декабре г. Кудрякова Г. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

Вход на сайт

Подскажите, пожалуйста. У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в году, а документы вложили туда года. Ответить admin 24 10 Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в году, вложен документ года, это должно быть отражено на обложке дела.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Передаем дела в архив по всем правилам Опубликовано Комментарии Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать. В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры. Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения. Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Сдача документов на хранение в государственные архивы

Для дел, содержащих переписку, датой начала будет дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле. Количество занумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу.

в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д. . Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку. Пример 2.

Обложка дела – образец оформления

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Архив документов

Сдача документов в архив организации Сдача документов в архив организации Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.